Akkreditierungsantrag

Daten von Hochschulangehörigen sind in der Regel in den Selbstevaluationsberichten und/oder Anlagen zu diesen Berichten enthalten, die die Hochschulen gemäß § 23 Abs. 1 der Musterrechtsverordnung (MRVO) bzw. den entsprechenden Landesverordnungen dem Akkreditierungsantrag beizufügen haben.

Die antragstellende Hochschule ist für die Prüfung der Rechtmäßigkeit der Übermittlung der personenbezogenen Daten, die in den Antragsunterlagen enthalten sind, und die Einholung der erforderlichen Aufklärungen nach DSGVO, Landesdatenschutzgesetzen und ggf. dem Bundesdatenschutzgesetz, verantwortlich. Die Stiftung erhebt die Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 3 Abs. 1 DSG NRW, die Datenverarbeitung ist also zur Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt.

Die Daten werden in ELIAS gespeichert. Die Mitglieder des Akkreditierungsrates und/oder Mitglieder des Vorstands der Stiftung (dies hängt vom jeweiligen Antragstyp ab) können über ihren Account auf diese Daten zugreifen. Sie haben sich dazu verpflichtet,

• Anträge einschließlich aller darin enthaltenen Dokumente bzw. Anlagen nicht zu anderen Zwecken als der Antragsbearbeitung auf Datenträgern außerhalb von ELIAS zu speichern;
• die Anträge einschließlich aller Dokumente und Anlagen nicht an Dritte weiterzugeben, es sei denn, die Weiterleitung an eigene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist zur Antragsbearbeitung zwingend erforderlich. Im Fall der Weitergabe der Anträge an eigene Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter werden letztere verpflichtet, die Dokumente vertraulich zu behandeln sowie ihrerseits nicht weiterzugeben.

Die Daten werden im Übrigen nicht weitergegeben und sie werden nicht veröffentlicht.

Die genannten Daten sind in den Antragsakten enthalten. Diese werden in der Regel acht Jahre ab Ablauf des Geltungszeitraums der jeweiligen Akkreditierung bzw. in der Regel acht Jahre ab Bekanntgabe einer Negativentscheidung aufbewahrt. Dies dient der Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit der Handlungen und Entscheidungen der Stiftung Akkreditierungsrat. Eine längere Speicherung erfolgt nur dann, wenn die weitere Aufbewahrung der Antragsakte für ein noch nicht abgeschlossenes gerichtliches Verfahren erforderlich ist.

Die Mitglieder des Akkreditierungsrates und/oder Mitglieder des Vorstands der Stiftung sowie deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind dazu verpflichtet, ggf. heruntergeladene Anträge einschließlich aller Dokumente bzw. Anlagen von Datenträgern außerhalb von ELIAS zu löschen, sobald sie sie nicht mehr zur Bewertung von Akkreditierungsanträgen benötigen.

Auftragsverarbeiter ist die ProUnix Gesellschaft für Softwareentwicklung mbH, Heinemannstr. 34, 53175 Bonn. ELIAS wird von ProUnix auf den Servern der Claranet GmbH betrieben, die von der ProUnix als Subunternehmerin eingesetzt wird. Nähere Informationen zur Auftragsdatenverarbeitung durch ProUnix finden Sie unter https://antrag.akkreditierungsrat.de/datenschutz/.

Es ist zu unterscheiden, ob es sich um einen gemeinsamen Studiengang (Fallgruppe 1, vgl. FAQ 20.1) oder mehrere, parallel durchgeführte, identische oder im Wesentlichen identische Studiengänge (Fallgruppe 2, vgl. FAQ 20.1) handelt.

Bei einem gemeinsamen Studiengang (Fallgruppe 1) gilt eine Akkreditierungsentscheidung notwendigerweise für den gesamten Studiengang, da dieser als Ganzes Akkreditierungsgegenstand ist. Da nicht ohne Veranlassung aller beteiligten gradverleihenden Hochschulen eine solche Akkreditierungsentscheidung getroffen werden kann, müssen alle an einem Studiengang beteiligten gradverleihenden Hochschulen der Antragstellung zustimmen. Ohne solch eine Willensbekundung kann der Akkreditierungsrat den Antrag nicht zur Entscheidung annehmen. Für die Antragstellung gilt, dass die Hochschule, die den Antrag stellt, diesem die formlosen Zustimmungserklärungen aller übrigen kooperierenden gradverleihenden Hochschulen beifügen muss.

Eine Hochschule, die keinen eigenen Abschluss vergibt, sondern nur Module zuliefert, muss der Antragstellung nicht zustimmen.

Davon zu unterscheiden ist die Konstellation, in der mehrere Hochschulen identische oder überwiegend identische Studiengänge parallel anbieten (Fallgruppe 2). Deshalb muss hier zwingend jede Hochschule einen eigenen Akkreditierungsantrag stellen.

In diesem Fall kann rechtlich für jede Hochschule unabhängig von einer etwaigen Antragstellung der übrigen beteiligten Hochschulen eine eigene Akkreditierungsentscheidung getroffen werden.

Die beteiligten Hochschulen werden in beiden Konstellationen darum gebeten, bei der Antragstellung, z.B. mittels Nachricht in ELIAS, darauf hinzuweisen, dass es sich um eine studiengangsbezogene Kooperation nach § 20 MRVO handelt, welcher Art diese Kooperation ist (Durchführung eines gemeinsamen Studiengangs nach Fallgruppe 1 oder Durchführung mehrerer identischer oder überwiegend identischer Studiengänge nach Fallgruppe 2) und die Antragsnummern aller zu der Kooperation eingereichten Anträge zu nennen.

Bei einem gemeinsamen Studiengang (Fallgruppe 1, vgl. FAQ 20.1) gilt eine Akkreditierungsentscheidung notwendigerweise für den gesamten Studiengang, da dieser als Ganzes Akkreditierungsgegenstand ist (vgl. dazu FAQ 20.5). Wurde ein Akkreditierungsantrag durch eine der kooperierenden gradverleihenden Hochschulen gestellt und liegen Einverständniserklärungen der übrigen beteiligten gradverleihenden Hochschulen vor, erhalten alle an der Kooperation beteiligten gradverleihenden Hochschulen deshalb einen Datenbankeintrag über die Akkreditierungsentscheidung. Beschlüsse und Bescheide werden in den Datenbankeinträgen aller beteiligten Hochschulen hinterlegt. Diese sind aus technischen Gründen an die jeweils antragsstellende Hochschule adressiert. Sollten Sie als kooperierende gradverleihende Hochschule einen individuellen Beschluss bzw. Bescheid benötigen, wenden Sie sich bitte an die Geschäftsstelle.

Bieten mehrere Hochschulen identische oder überwiegend identische Studiengänge parallel an (Fallgruppe 2, vgl. FAQ 20.1), wird dagegen für jede Hochschule unabhängig von einer etwaigen Antragstellung der übrigen beteiligten Hochschulen eine eigene Akkreditierungsentscheidung getroffen.

ELIAS bietet die Möglichkeit, bis zu zwei Ansprechpersonen pro Antrag zu hinterlegen. Darüber hinaus können Anträge hochschulweit für angemeldete Nutzerinnen und Nutzer sichtbar geschaltet werden. Die vorliegende Prozessbeschreibung erläutert die beiden Vorgehensweisen.