§23 Abs. 1 MRVO

Daten von Hochschulangehörigen sind in der Regel in den Selbstevaluationsberichten und/oder Anlagen zu diesen Berichten enthalten, die die Hochschulen gemäß § 23 Abs. 1 der Musterrechtsverordnung (MRVO) bzw. den entsprechenden Landesverordnungen dem Akkreditierungsantrag beizufügen haben.

Die antragstellende Hochschule ist für die Prüfung der Rechtmäßigkeit der Übermittlung der personenbezogenen Daten, die in den Antragsunterlagen enthalten sind, und die Einholung der erforderlichen Aufklärungen nach DSGVO, Landesdatenschutzgesetzen und ggf. dem Bundesdatenschutzgesetz, verantwortlich. Die Stiftung erhebt die Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i. V. m. § 3 Abs. 1 DSG NRW, die Datenverarbeitung ist also zur Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt.

Die Daten werden in ELIAS gespeichert. Die Mitglieder des Akkreditierungsrates und/oder Mitglieder des Vorstands der Stiftung (dies hängt vom jeweiligen Antragstyp ab) können über ihren Account auf diese Daten zugreifen. Sie haben sich dazu verpflichtet,

• Anträge einschließlich aller darin enthaltenen Dokumente bzw. Anlagen nicht zu anderen Zwecken als der Antragsbearbeitung auf Datenträgern außerhalb von ELIAS zu speichern;
• die Anträge einschließlich aller Dokumente und Anlagen nicht an Dritte weiterzugeben, es sei denn, die Weiterleitung an eigene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist zur Antragsbearbeitung zwingend erforderlich. Im Fall der Weitergabe der Anträge an eigene Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter werden letztere verpflichtet, die Dokumente vertraulich zu behandeln sowie ihrerseits nicht weiterzugeben.

Die Daten werden im Übrigen nicht weitergegeben und sie werden nicht veröffentlicht.

Die genannten Daten sind in den Antragsakten enthalten. Diese werden in der Regel acht Jahre ab Ablauf des Geltungszeitraums der jeweiligen Akkreditierung bzw. in der Regel acht Jahre ab Bekanntgabe einer Negativentscheidung aufbewahrt. Dies dient der Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit der Handlungen und Entscheidungen der Stiftung Akkreditierungsrat. Eine längere Speicherung erfolgt nur dann, wenn die weitere Aufbewahrung der Antragsakte für ein noch nicht abgeschlossenes gerichtliches Verfahren erforderlich ist.

Die Mitglieder des Akkreditierungsrates und/oder Mitglieder des Vorstands der Stiftung sowie deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind dazu verpflichtet, ggf. heruntergeladene Anträge einschließlich aller Dokumente bzw. Anlagen von Datenträgern außerhalb von ELIAS zu löschen, sobald sie sie nicht mehr zur Bewertung von Akkreditierungsanträgen benötigen.

Auftragsverarbeiter ist die ProUnix Gesellschaft für Softwareentwicklung mbH, Heinemannstr. 34, 53175 Bonn. ELIAS wird von ProUnix auf den Servern der Claranet GmbH betrieben, die von der ProUnix als Subunternehmerin eingesetzt wird. Nähere Informationen zur Auftragsdatenverarbeitung durch ProUnix finden Sie unter https://antrag.akkreditierungsrat.de/datenschutz/.

Eine stichprobenartige Überprüfung lässt valide Aussagen zur Funktionsfähigkeit eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) naheliegenderweise nur dann zu, wenn die betrachteten Studiengänge das Qualitätsmanagementsystem möglichst in Gänze zumindest aber in Teilen durchlaufen haben.

Die in § 23 Abs. 1 Nr. 3 MRVO enthaltene Anforderung, dass bei einem Antrag auf erstmalige Systemakkreditierung "mindestens ein Studiengang das Qualitätsmanagementsystem durchlaufen“ (Hervorhebung AR) haben muss, ist entsprechend als Minimalanforderung für solche Hochschulen zu verstehen, die keine reglementierten Studiengänge anbieten (vgl. FAQ 19.4).

In der Erstakkreditierung liegt in der Regel ein neu entwickeltes Qualitätsmanagementsystem vor, das ggf. im Laufe des Verfahrens noch verschiedene mehr oder weniger weitreichende Änderungen erfahren hat. Hinzu kommt, dass sich die Anzahl der vom System behandelten Studiengänge meist noch in engen Grenzen hält und eine Reihe von Studiengängen aufgrund ihrer aktuell gültigen Programmakkreditierung das QMS erst zu einem späteren Zeitpunkt durchlaufen wird. In Anbetracht dieser besonderen Rahmenbedingungen ist es ratsam, das Stichprobendesign rechtzeitig zu planen.

Grundsätzlich sollte eine Hochschule im Verfahren zur Erstakkreditierung sicherstellen, dass die gemäß § 31 MRVO in den Stichproben zu berücksichtigenden Studiengänge das QMS spätestens bis zur zweiten Begehung durchlaufen haben.

Aus den zuvor genannten Gründen kann es im Einzelfall aber erforderlich sein, die spezifischen Gegebenheiten bei der Auswahl und Durchführung der Stichproben zu berücksichtigen und das „Durchlaufen des QMS“ wie folgt zu interpretieren: Soll ein Studiengang in die Stichproben einbezogen werden, muss er zuvor in einer Weise in das QMS eingebunden worden sein, dass sich Effekte und Wirkungen des QMS demonstrieren lassen und sich die Gutachtenden damit in die Lage versetzt sehen, valide Aussagen zur Funktionsfähigkeit und Wirkung des QMS auf Studiengangsebene zu machen und dies im Akkreditierungsbericht darzulegen (vgl. FAQ 19.10).